SOS Villaggio del Fanciullo di Trento


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2022 Contributo Fondo Europeo

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TIPOLOGIA DI SERVIZIO OGGETTO DEL CONTRIBUTO: SERVIZI DI INNOVAZIONE TECNOLOGICA
Consulenti: 2; Ore totali 62,5; Costo euro/ora 80,00 €/ora Importi 5.000,00 €
Costo totale che verrà sostenuto dal richiedente 5.000,00 €
Totale contributo richiesto alla Provincia (X% del costo totale sostenuto) 4.000,00 €

TIPOLOGIA DI SERVIZIO OGGETTO DEL CONTRIBUTO: SERVIZI DI ANALISI DELLO SVILUPPO ORGANIZZATIVO
Consulenti: 2; Ore totali 62,5; Costo euro/ora 80,00 €/ora Importi 5.000,00 €
Costo totale che verrà sostenuto dal richiedente 5.000,00 €
Totale contributo richiesto alla Provincia (X% del costo totale sostenuto) 4.000,00 €


Costo totale dei servizi di consulenza che verranno sostenuti 10.000,00 €
Totale contributo richiesto alla Provincia 8.000,00 €




Motivazioni che portano alla richiesta di contributo per i servizi di innovazione tecnologica


La cooperativa SOS Villaggio del Fanciullo opera a Trento dal 1963 e fonda la sua attività principale nell’area dei servizi educativi residenziali attraverso “Comunità familiari” a cui si sono affiancati nel tempo altri servizi: il centro diurno per minori, la comunità per adolescenti e due appartamenti di autonomia protetta.
Negli ultimi anni a fianco di questi servizi tradizionali si sono sviluppati una serie di ulteriori attività e progetti legati all’accoglienza di mamme con bambini richiedenti asilo, servizi di educativa domiciliare, SOS mamma e tante altre iniziative, sparse su tutto il territorio cittadino, di sostegno socio-educativo a minori e famiglie in difficoltà.
Questa breve introduzione permette di comprendere come il Villaggio, nei suoi oltre cinquant’anni di attività, è cresciuto in termini di dimensioni, professionalità e complessità di gestione.
Dal punto di vista tecnologico Villaggio ha iniziato, nell’autunno 2020, un progetto di trasformazione dei processi amministrativi che l’hanno portato ad internalizzare il servizio contabile (prima esternalizzato ad uno studio commercialista) e ad investire per l’acquisto del software gestionale Zucchetti Infinity.
Il 2021 ha permesso di mettere a regime l’implementazione del gestionale per quanto concerne la contabilità. Ora la direzione della Cooperativa sente l’esigenza di fare un passo in più ovvero di introdurre ulteriori misure di trasformazione tecnologica volte a migliorare e digitalizzare i flussi informativi interni in particolare per quanto concerne lo scambio e la raccolta di aspetti documentali tra le aree di servizio e l’amministrazione.
Ciò al fine di migliorare i flussi informativi, renderli maggiormente digitali e permettere, coerentemente con le potenzialità di Infinity e della sua integrazione con la Business Intelligence, l’analisi e la gestione dei dati per trasformarli in informazioni di natura economico-contabile a supporto del processo decisionale interno.

Coerentemente con le fasi di progetto sopra descritte, gli output attesi al termine delle attività sono:

  • l'elaborazione di una "mappa/fotografia" dello stato attuale dei flussi informativi interni (in termini di tipologia di dati, qualità degli stessi e figure professionali coinvolte) e dei relativi strumenti/documenti di supporto connessi con i principali processi interni di gestione delle attività (stato "as-is");
  • il re-design dei flussi informativi interni (elaborazione dello stato "to-be") con l'elaborazione di un documento attestante l'introduzione e l'aggiornamento del sistema informativo interno in ambito gestionale ed in particolare per quanto concerne i flussi informativi tra i servizi e l'area amministrativa dell'ente. Il design dei flussi informativi interni dovrà focalizzare la tipologia di dati in oggetto, il responsabile della raccolta e registrazione, le modalità e i tempi di registrazione ed eventuali modalità di controllo e monitoraggio;
  • un piano di lavoro per l'implementazione di quanto elaborato in merito al re-design del sistema informativo interno. Una volta validato con le figure di responsabilità interna il modello sviluppato attraverso il re-design del sistema informativo verrà redatto un piano di lavoro per l'attuazione di quanto previsto in modo da individuare le priorità, le risorse coinvolte e i tempi di attuazione;
  • un report finale sui risultati raggiunti al termine della fase di sperimentazione delle nuove modalità di gestione dei flussi informativi integrandole con il gestionale Infinity.


Motivazioni che portano alla richiesta di contributo per i servizi di Analisi dello Sviluppo organizzativo


Il presente si progetto si fonda sulle premesse e sulla presentazione della Cooperativa SOS Villaggio del Fanciullo di Trento già descritte nei paragrafi precedenti e va ad integrarsi e completarsi con quanto sopra descritto.
Come detto infatti il Villaggio SOS di Trento negli anni ha affiancato ai tradizionali servizi socio-educativi (comunità residenziali, centro diurno, comunità per adolescenti, appartamenti protetti) una serie di servizi e di progettualità nuove ed innovative (SOS mamma, sostegno educativo domiciliare, accoglienza di mamme con bambino,…) che hanno reso l'attività sempre più complessa dal punto di vista gestionale.
A ciò si aggiunga il fatto che la Cooperativa ormai da anni fatica a trovare l'equilibrio dal punto di vista economico della gestione caratteristica registrando delle perdite ed evidenziando una difficoltà strutturale nel raggiungere e garantire nel tempo l'equilibrio economico.
Sulla base di queste premesse si è condivisa con la Direzione l'opportunità di avviare un progetto di analisi organizzativa e successiva elaborazione di un piano di razionalizzazione delle risorse in modo da rispondere alle diverse aree di bisogno organizzativo e gestionale sopra menzionate.
L'obiettivo di fondo è quello di definire un assetto organizzativo maggiormente funzionale all'evoluzione del Villaggio in modo da garantire i consueti e desiderati livelli di qualità del servizio accompagnati da una razionalizzazione e ottimizzazione delle risorse che permetta di accompagnare l'ente verso il raggiungimento dell'equilibrio economico della gestione caratteristica.

Coerentemente con le fasi di progetto sopra descritte, gli output attesi al termine delle attività sono:

  • una relazione sui principali nodi organizzativi individuati e mappati. Tale relazione sarà focalizzata da un lato sulla struttura organizzativa e dall'altro sulle "cornici di ruolo" dei principali ruoli di responsabilità sia per quanto concerne le attività di servizio sia per quanto concerne i ruoli di supporto, in particolare amministrativo;
  • la rivisitazione dell'assetto organizzativo con l'elaborazione di una proposta di organigramma e di funzionigramma del Villaggio. Tale output sarà costruito valorizzando quanto emerso nella fase di analisi e dalle diverse occasioni di confronto con gli operatori e i responsabili della Cooperativa al fine di addivenire ad una proposta di riassetto organizzativo che sia personalizzata e costruita sulle effettive necessità dell'organizzazione;
  • l'elaborazione di una simulazione degli impatti economici connessi con la revisione dell'assetto organizzativo e con la razionalizzazione delle risorse al fine di avere consapevolezza sulle effettive ricadute economiche delle scelte di natura organizzativa.
  • l'elaborazione di uno studio di fattibilità finale per la riorganizzazione della struttura e la rivisitazione dei confini di ruolo delle figure di responsabilità interna. Lo studio di fattibilità si pone l'obiettivo di integrare quanto previsto nei precedenti punti per dare alla Direzione uno strumento che sintetizzi tutti gli aspetti approfonditi a supporto delle conseguenti decisioni che il Villaggio dovrà assumere.

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